Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen är en av hörnstenarna i vår svenska demokrati.

Vad är offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip som bland annat regleras i en av Sveriges grundlagar, tryckfrihetsförordningen. Principen ger en möjlighet till insyn i den offentliga verksamheten genom rätten att ta del av allmänna handlingar. Insynen fungerar som en sorts kontrollfunktion för den offentliga makten och är ett sätt att upprätthålla rättssäkerheten och effektiviteten i folkstyret. Detta för att den offentliga verksamheten angår alla vilket gör att det är viktigt att myndigheternas arbete sker i så öppna former som möjligt och med insyn av allmänheten.

Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller alla personer inklusive juridiska personer (till exempel aktiebolag eller ekonomiska föreningar).

Vad är en handling?

Vad som är en handling regleras i tryckfrihetsförordningen där det framgår att en handling kan vara ett pappersdokument av något slag som till exempel ett brev eller ett beslut men det kan även vara bilder, sms, video- och ljudfiler, e-postmeddelanden och kartor med mera.

Man kan säga att en handling är något som innehåller information av något slag.

När blir en handling allmän?

En handling blir allmän när den uppfyller vissa särskilda kriterier som anges i tryckfrihetsförordningen.

För att handlingen ska bli allmän krävs det att den är förvarad hos myndigheten, det vill säga att den finns hos myndigheten vilket till exempel kan innebära att den förvaras i en pärm eller i en dator. Dessutom ska handlingen antingen vara inkommen till myndigheten, det vill säga att handlingen har mottagits av myndigheten, eller vara upprättad hos myndigheten vilket till exempel är när en handling expedierats (skickats) av myndigheten eller när ett ärende slutbehandlats.

Vilka handlingar kan man få ta del av?

Det är endast allmänna handlingar som man kan få ta del av. Uppgifterna i en allmän handling kan antingen vara offentliga eller sekretessbelagda. Det är lagstiftningen och främst offentlighets- och sekretesslagen som reglerar vad som är sekretessbelagda uppgifter i en allmän handling. Vid en begäran om att få ta del av en allmän handling ska myndigheten göra en bedömning av vilka uppgifter i en handling som ska lämna ut.

Är uppgifterna i en allmän handling offentliga har man rätt att ta del av dem. Om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter har man inte rätt att ta del av de delar av handlingen som är sekretessbelagda. I offentlighets- och sekretesslagen finns det olika regler som anger vilka uppgifter som är sekretesskyddade i olika verksamheter. Exempel på uppgifter som kan vara sekretessbelagda kan vara uppgifter om personliga förhållande, hälsotillstånd och företagshemligheter.

Hur gör man för att begära ut allmänna handlingar?

Om man vill begära ut en allmän handling kan man enkelt kontakta kommunen via e-post till info@eskilstuna.se alternativt direkt till respektive nämnds förvaltnings e-postlåda. Man kan även begära ut en allmän handling via brev, telefon eller besök.

För att underlätta handläggningen och därmed ge dig så bra och snabb service som möjligt är det bra om du kan precisera din begäran om vilka handlingar det rör sig om i den mån det går.

Exempel på information som är bra att ta med i begäran kan vara:

  • Vilken typ av handling är det? Är det till exempel ett protokoll, beslut, faktura, avtal, e-post eller något annat?
  • Vilka ämnesområden handlar det om? Rör det miljö- eller sjukvårdsverksamhet? Rör det något företag?
  • Har handlingen ett diarienummer eller någon annan beteckning?

När man begär ut en handling har man rätt att vara anonym och man behöver inte berätta varför man begär ut handlingen.

Det finns olika sätt att ta del av allmänna handlingar och en av dem är möjligheten att ta del av handlingen på plats hos myndigheten där man har rätt att läsa eller själv kopiera handlingen genom att exempelvis fotografera den med mobil. Ett annat sätt att ta del av en allmän handling är genom att få en kopia skickad till sig via post eller e-post (om det är lämpligt med tanke på innehållet).

Avgifter

Kommunen tar, i enlighet med kommunfullmäktiges beslut, ut en avgift för kopior och utskrifter av allmänna handlingar enligt nedan.

 

Typ av handling

Omfattning

Avgift

Kopia eller utskrift på papper, handling som omvandlats till digitalt format och lämnas ut digitalt.

Upp till 9 sidor

Ingen avgift

Kopia eller utskrift på papper, handling som omvandlats till digitalt format och lämnas ut digitalt.

10 sidor

60 kronor

Kopia eller utskrift på papper, handling som omvandlats till digitalt format och lämnas ut digitalt.

för varje sida därutöver

6 kronor per sida

Kopia på ljud, bild och andra digitala upptagningar

Per påbörjad fjärdedels timme

125 kronor

Sammanställning av uppgifter som finns digitalt hos kommunen. Vid ev. utskrift tillkommer kostnad per sida enligt ovan.

Per påbörjad fjärdedels timme

125 kronor

 

Önskar du att vi skickar handlingarna med posten, tillkommer dessutom porto (utöver avgiften).

Ytterligare information om taxor hittar du här

Hur snart ska handlingarna lämnas ut?

Utgångspunkten är att ärenden om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras skyndsamt vilket betyder genast eller så snart det är möjligt. Vissa omfattande begäran om allmänna handlingar eller begäran som innefattar mer komplicerade sekretessbedömningar kan dock innebära ett tidskrävande arbete som i praktiken kan fördröja utlämningen. Det finns ingen exakt gräns men generellt sett ska det ta högst någon eller några dagar.

Beslut och överklagande

Om Din rätt till att ta del av allmänna handlingar har begränsats på något sätt exempelvis genom att vissa uppgifter har sekretessbelagts har Du rätt att begära att få ett skriftligt beslut med motivering. Beslutet ska ha en hänvisning till hur man överklagar beslutet.

Andreas Lindbom

Kommunstrateg

Telefon:

Uppdaterad: 5 oktober 2021