Allmän handling

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, sms, video- och bandupptagningar, kartor och bilder med mera.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan vara allmän eller inte allmän. Exempel på handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Enligt lagen är en handling allmän när den förvaras hos kommunen och har kommit in till kommunen eller när den har upprättats där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi hemliga handlingar, när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

I offentlighets- och sekretesslagen finns regler för vilka uppgifter som är hemliga. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vilka handlingar som är hemliga. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt eller hemligt om inte lagen medger det.

Alla allmänna handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är offentliga och därmed har du rätt att läsa dem. Men uppgifter i allmänna handlingar som omfattas av sekretess enligt lagen har du inte rätt att ta del av.

Hur gör jag för att ta del av allmänna handlingar?

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den myndighet som förvarar handlingen. Aktuella handlingar finns oftast hos den kommunala nämnd eller det kommunala bolag som handlägger ärendet medan äldre handlingar finns hos stadsarkivet. Du kan göra ett besök hos myndigheten eller höra av dig via telefon eller e-post. Om du är osäker på vart du ska vända dig hjälper vi dig att hitta rätt.

Lagen säger att allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt. I praktiken innebär det att du ska få läsa handlingarna omedelbart om du personligen besöker kommunen.

När du begär att få ta del av en allmän handling gör myndigheten en så kallad sekretessprövning av handlingen. Detta görs för att ta reda på om handlingen är allmän och om den är offentlig eller helt eller delvis omfattas av sekretess. Normalt sett går den här prövningen mycket fort. Men myndigheten kan behöva skälig tid för att göra sekretessprövningen.

Uppdaterad: 10 juni 2021